Soukromí:

Informační doložky:

Marketingové souhlasy

Informační doložka o zpracování osobních údajů
při rezervaci a uzavření smlouvy o nájmu apartmánu

Informační doložka k e-mailové korespondenci

Informační doložka ke kontaktnímu formuláři

Obsah

• Obecná ustanovení
• Správce osobních údajů
• Rozsah zpracovávaných údajů
• Zásady zpracování osobních údajů
• Účely zpracování osobních údajů
• Povinnost poskytnout údaje
• Zpracování údajů při použití kontaktního formuláře
• Zpracování údajů v souvislosti s elektronickou korespondencí
• Zpracování údajů při rezervaci apartmánu
• Zpracování údajů při uzavření a plnění smlouvy
• Zpracování údajů při vystavování účetních dokladů
• Zpracování údajů pro marketingové účely
• Zpracování údajů za účelem určení, uplatnění či obrany proti nárokům
• Zpracování údajů za účelem plnění povinností dle právních předpisů
• Příjemci osobních údajů
• Zpracování osobních údajů zpracovatelem
• Předávání osobních údajů mimo Evropský hospodářský prostor
• Doba uchovávání osobních údajů
• Zásady zpřístupňování osobních údajů
• Bezpečnost zpracování osobních údajů
• Práva subjektů údajů
• Způsob uplatnění práv subjektů údajů
• Automatizované rozhodování a profilování
• Důvěrnost a bezpečnostní opatření
• Odkazy na webové stránky třetích stran
• Kontakt ve věcech ochrany osobních údajů
• Změny zásad ochrany osobních údajů
• Závěrečná ustanovení

1. Obecná ustanovení

Tyto Zásady ochrany osobních údajů stanoví pravidla zpracování osobních údajů společností Meta Apartments spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa v souvislosti s používáním webových stránek uživateli, elektronicky poskytovanými službami a uzavíráním a plněním smluv týkajících se rezervace a nájmu apartmánů.

Cílem těchto Zásad je poskytnout transparentní informace o způsobu zpracování osobních údajů, plnit informační povinnosti podle Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 (GDPR) a představit pravidla ochrany údajů uplatňovaná Správcem.

Správce vynakládá náležitou péči, aby osobní údaje byly zpracovávány v souladu se zásadami stanovenými v čl. 5 GDPR, zejména v souladu se zásadou zákonnosti, korektnosti, transparentnosti, minimalizace údajů, omezení účelu, přesnosti, integrity, důvěrnosti a odpovědnosti.

Používání webových stránek nevyžaduje poskytnutí osobních údajů, s výjimkou případů, kdy uživatel dobrovolně využije dostupné funkce, jako je kontaktní formulář, rezervační formulář, kontakt prostřednictvím e-mailu či telefonu nebo uzavře smlouvu se Správcem.

2. Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů je:
Meta Apartments spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa
ul. Willowa 14
43-370 Szczyrk
KRS: 0000730401
NIP: 9372711759
REGON: 380078536

Správce lze kontaktovat:

• korespondenčně: ul. Willowa 14, 43-370 Szczyrk,
• e-mailem: daneosobowe@metaapartments.pl,

Správce nejmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů, protože nejsou splněny podmínky stanovené v čl. 37 GDPR.

3. Rozsah zpracovávaných údajů

Správce zpracovává pouze osobní údaje nezbytné k dosažení stanovených účelů zpracování.

Rozsah zpracovávaných údajů závisí na způsobu využívání služeb a druhu kontaktu se Správcem a může zahrnovat zejména:

• jméno a příjmení,
• e-mailová adresa,
• telefonní číslo,
• bydliště nebo korespondenční adresa,
• identifikační údaje nutné k vystavení účetních dokladů,
• údaje o rezervaci a pobytu,
• informace obsažené v korespondenci,
• údaje poskytnuté při telefonickém kontaktu,
• informace nezbytné k vyřízení reklamací nebo podnětů.

Správce nezpracovává zvláštní kategorie osobních údajů uvedené v čl. 9 odst. 1 GDPR, pokud povinnost jejich zpracování nevyplývá ze zákona nebo je subjekt údajů neposkytl dobrovolně.

4. Zásady zpracování osobních údajů

Správce zpracovává osobní údaje pouze v případech stanovených zákonem a v rozsahu nezbytném k dosažení konkrétních účelů.

Právní základy zpracování zahrnují zejména:

• přijetí opatření před uzavřením smlouvy a plnění uzavřené smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR),
• splnění právních povinností Správce (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR),
• realizaci oprávněných zájmů Správce (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR),
• souhlas subjektu údajů – pouze v případech, kdy je jeho získání vyžadováno zákonem (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR).

Správce vždy posuzuje právní základ zpracování a uplatňuje zásadu minimalizace údajů; rozsah zpracovávaných informací omezuje na údaje nezbytné k dosažení konkrétního účelu.

5. Účely zpracování osobních údajů

Správce zpracovává osobní údaje v souvislosti s podnikatelskou činností a provozem webových stránek.

Údaje mohou být zpracovávány za účelem:

• odpovědí na dotazy zaslané prostřednictvím kontaktního formuláře;
• elektronické a telefonické korespondence;
• poskytnutí informací o dostupnosti apartmánů;
• přijímání a vyřizování rezervací;
• uzavírání a plnění smluv o krátkodobém pronájmu;
• finančního vypořádání a vystavování účetních dokladů;
• plnění povinností vyplývajících ze zákona, zejména daňových a účetních;
• vyřizování reklamací a podnětů hostů;
• zajištění bezpečnosti poskytovaných služeb;
• zjištění, uplatnění nebo obhajoby proti nárokům;
• marketingu vlastních služeb, je-li prováděn v souladu s platnými právními předpisy;
• prokázání souladu s platnými předpisy o ochraně osobních údajů.

Správce nepoužívá osobní údaje k účelům nesouvisejícím s jejich získáním ani je nezpracovává nad rámec nezbytný k dosažení uvedených účelů.

6. Povinnost poskytnout údaje

Poskytnutí osobních údajů je dobrovolné, v mnoha případech je však nezbytnou podmínkou pro přijetí opatření na žádost subjektu údajů, uzavření či plnění smlouvy nebo splnění zákonných povinností.

Neposkytnutí požadovaných údajů může znemožnit odpověď na dotaz, provedení rezervace, uzavření smlouvy, vystavení faktury nebo provedení jiných uživatelem požadovaných úkonů.

Správce nepodmiňuje možnost používání webových stránek souhlasem se zpracováním osobních údajů, pokud povinnost získat takový souhlas nevyplývá z jiných právních předpisů.

7. Zpracování údajů v souvislosti s použitím kontaktního formuláře

Uživatel webových stránek může Správce kontaktovat prostřednictvím kontaktního formuláře dostupného na webových stránkách.

Použití formuláře je dobrovolné a vyžaduje uvedení údajů nezbytných k identifikaci kontaktní osoby a zodpovězení zaslaného dotazu. Požadované údaje jsou omezeny na informace nezbytné ke korespondenci.

Údaje poskytnuté prostřednictvím kontaktního formuláře jsou zpracovávány výhradně za účelem odpovědi na dotaz, další korespondence a přijetí opatření na žádost osoby se zájmem o nabídku Správce.

Právním základem zpracování je čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR, tj. přijetí opatření před uzavřením smlouvy na žádost subjektu údajů. Při dalším uchovávání korespondence za účelem ochrany práv Správce nebo uplatnění nároků je právním základem čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.

8. Zpracování údajů v souvislosti s elektronickou korespondencí

Správce zpracovává osobní údaje obsažené ve zprávách zaslaných elektronickou poštou.

Rozsah zpracovávaných údajů závisí na obsahu korespondence a zahrnuje pouze informace poskytnuté odesílatelem nebo nezbytné k odpovědi.

Elektronická korespondence slouží k poskytování informací, předložení nabídky, jednání, uzavření či plnění smlouvy, plnění zákonných povinností a zajištění řádné komunikace mezi Správcem a kontaktní osobou.

Pokud korespondence představuje důkaz o uzavření smlouvy nebo může být významná pro zjištění, uplatnění či obhajobu proti nárokům, může být uchovávána po dobu stanovenou platnými právními předpisy nebo do promlčení případných nároků.

9. Zpracování údajů v souvislosti s rezervací apartmánu

Rezervace vyžaduje poskytnutí osobních údajů nezbytných k identifikaci rezervující osoby a poskytnutí služby.

Rozsah zpracovávaných údajů závisí na způsobu rezervace a zvoleném komunikačním kanálu.

Údaje jsou zpracovávány zejména za účelem:

• přijetí rezervace,
• potvrzení dostupnosti apartmánu,
• kontakt s hostem před zahájením pobytu,
• příprava pobytu,
• poskytování ubytovacích služeb,
• kontakt během pobytu,
• vyúčtování poskytnutých služeb.

Právním základem je čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR.

Pokud povinnost zpracování určitých údajů vyplývá ze zákona, je základem také čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR.

10. Zpracování údajů v souvislosti s uzavřením a plněním smlouvy

Při uzavření smlouvy o nájmu apartmánu Správce zpracovává osobní údaje v rozsahu nezbytném k jejímu uzavření, plnění a řádnému vyúčtování poskytnutých služeb.

Zpracování zahrnuje zejména:

• přípravu smlouvy,
• identifikaci smluvních stran,
• vedení účetnictví,
• vystavení účetních dokladů,
• plnění daňových a účetních povinností,
• vedení korespondence související s plněním smlouvy,
• vyřizování reklamací,
• archivaci dokumentace.

Základem zpracování je čl. 6 odst. 1 písm. b) a c) GDPR.

Po skončení plnění smlouvy mohou být údaje dále zpracovávány pouze v rozsahu vyžadovaném zákonem nebo nezbytném ke zjištění, uplatnění či obraně proti nárokům.

11. Zpracování údajů v souvislosti s vystavováním účetních dokladů

Správce zpracovává osobní údaje uvedené na fakturách, účtech a dalších účetních dokladech za účelem plnění povinností vyplývajících z daňových předpisů a zákona o účetnictví.

Rozsah zpracovávaných údajů je omezen na informace vyžadované platnými právními předpisy.

Účetní dokumentace se uchovává po dobu stanovenou platnými právními předpisy.

12. Zpracování údajů v souvislosti s marketingem

Správce může provádět marketingové aktivity týkající se výhradně vlastních služeb.

Marketing probíhá s respektem k právu na soukromí a platným předpisům o elektronické komunikaci.

Pokud právní předpisy vyžadují souhlas se zasíláním obchodních sdělení e-mailem či SMS nebo s telefonickými hovory, Správce pokaždé získá samostatný souhlas uživatele podle zákona o elektronických komunikacích.

Souhlas je dobrovolný a není podmínkou využívání služeb Správce.

Osoba, která udělila marketingový souhlas, jej může kdykoli odvolat, aniž by tím byla dotčena zákonnost zpracování provedeného před jeho odvoláním.

13. Uplatňování a obrana proti nárokům

Správce může po ukončení spolupráce zpracovávat osobní údaje také v rozsahu nezbytném k ochraně svých práv a k uplatnění či obraně proti nárokům.

Týká se to zejména situací souvisejících s:

• nesplněním nebo vadným plněním smlouvy,
• reklamacemi,
• soudními řízeními,
• správními řízeními,
• exekučními řízeními,
• vymáháním pohledávek.

Základem zpracování je oprávněný zájem Správce uvedený v čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.

Údaje se zpracovávají pouze po dobu nezbytnou k dosažení tohoto účelu, s ohledem na promlčecí lhůty nároků dle platných právních předpisů.

14. Plnění právních povinností

Správce zpracovává osobní údaje také za účelem plnění povinností vyplývajících z obecně závazných právních předpisů.

Jedná se zejména o povinnosti vyplývající z daňových a účetních předpisů, předpisů upravujících podnikatelskou činnost, povinnosti související s poskytováním údajů oprávněným orgánům a povinnosti vyplývající z předpisů o ochraně osobních údajů.

V případech stanovených zákonem může Správce předat osobní údaje příslušným orgánům veřejné moci pouze na základě příslušných právních předpisů a v rozsahu nezbytném k výkonu jejich zákonných pravomocí.

15. Příjemci osobních údajů

Správce zajišťuje, že k osobním údajům mají přístup pouze oprávněné osoby a subjekty, kterým jsou údaje předávány na základě platných právních předpisů nebo uzavřených smluv.

V souvislosti s podnikatelskou činností mohou být osobní údaje zpřístupněny nebo svěřeny pouze subjektům, jejichž účast je nezbytná k řádnému poskytování služeb.

Zejména mohou být příjemci údajů:

• poskytovatelé hostingu webových stránek;
• správci webových stránek a informačních systémů;
• poskytovatelé rezervačních systémů;
• provozovatelé elektronických plateb;
• banky zajišťující finanční vypořádání;
• účetní kanceláře;
• advokátní kanceláře a poradenské subjekty;
• poskytovatelé IT a servisních služeb;
• poštovní operátoři;
• poskytovatelé telekomunikačních služeb;
• poskytovatelé archivace dokumentace;
• poskytovatelé marketingových služeb – pouze v rozsahu daných souhlasů a platných právních předpisů;
• orgány veřejné správy, orgány činné v trestním řízení, soudy a jiné subjekty oprávněné přijímat údaje podle právních předpisů.

Správce vždy předává pouze údaje nezbytné k dosažení konkrétního účelu.

16. Zpracování osobních údajů zpracovateli

Při využití služeb zpracovatelů osobních údajů jménem Správce jsou údaje předávány pouze na základě smlouvy o zpracování osobních údajů uzavřené v souladu s čl. 28 GDPR.

Správce vybírá zpracovatele s náležitou péčí a posuzuje zejména jejich technická a organizační opatření zajišťující bezpečnost zpracovávaných údajů.

Každý zpracovatel je povinen:

• zpracovávat údaje pouze na základě doložených pokynů Správce;
• zajistit mlčenlivost osob s přístupem k údajům;
• používat bezpečnostní opatření dle požadavků čl. 32 GDPR;
• spolupracovat při výkonu práv subjektů údajů;
• neprodleně informovat o porušení zabezpečení osobních údajů;
• po ukončení služeb údaje vymazat nebo vrátit podle rozhodnutí Správce.

17. Předávání osobních údajů mimo Evropský hospodářský prostor

Správce zásadně zpracovává osobní údaje na území Evropského hospodářského prostoru.

Pokud využití určitých technologických služeb povede k předání údajů mimo Evropský hospodářský prostor, předání proběhne výhradně při dodržení požadavků kapitoly V GDPR.

Správce zajišťuje, že k předání údajů mimo Evropský hospodářský prostor dojde pouze při použití odpovídajících záruk stanovených právními předpisy, zejména:

• rozhodnutí Evropské komise o odpovídající úrovni ochrany;
• standardních smluvních doložek přijatých Evropskou komisí;
• jiných mechanismů povolených GDPR.

Informace o předávání údajů mimo Evropský hospodářský prostor může být subjektu údajů poskytnuta na jeho žádost.

18. Doba uchovávání osobních údajů

Správce uchovává osobní údaje pouze po dobu nezbytnou k dosažení účelu, pro který byly shromážděny, a poté po dobu vyplývající z platných právních předpisů nebo nezbytnou k zajištění případných nároků.

Doba uchovávání údajů závisí na právním základu a účelu zpracování.

Zejména:

• údaje zpracovávané v souvislosti s kontaktním formulářem se uchovávají po dobu korespondence a do promlčení případných nároků;
• údaje zpracovávané v souvislosti s elektronickou korespondencí se uchovávají po dobu vyplývající z povahy dané záležitosti;
• údaje související s rezervací apartmánu se uchovávají po dobu nezbytnou k vyřízení rezervace a plnění smlouvy;
• údaje zpracovávané za účelem plnění smlouvy se uchovávají po dobu trvání smlouvy a po dobu vyžadovanou daňovými a účetními předpisy;
• údaje obsažené v účetní dokumentaci se uchovávají po dobu vyplývající z platných právních předpisů;
• údaje zpracovávané na základě souhlasu se uchovávají do jeho odvolání nebo zániku účelu zpracování;
• údaje zpracovávané na základě oprávněného zájmu Správce se uchovávají do účinného vznesení námitky nebo zániku tohoto zájmu.

Po uplynutí doby uchovávání se údaje vymažou nebo anonymizují, pokud jejich další uchovávání nevyplývá z platných právních předpisů.

19. Zásady zpřístupňování osobních údajů

Správce osobní údaje neprodává ani je nezpřístupňuje třetím stranám pro jejich vlastní marketingové účely.

Údaje se zpřístupňují výhradně:

• na základě platných právních předpisů;
• na žádost oprávněných orgánů;
• zpracovatelům jednajícím jménem Správce;
• se souhlasem subjektu údajů, pokud právní předpisy vyžadují jeho získání.

Každé zpřístupnění údajů probíhá s respektováním zásady minimalizace údajů a pouze v rozsahu nezbytném k dosažení účelu, pro který jsou údaje předávány.

20. Bezpečnost zpracování údajů

Správce uplatňuje vhodná technická a organizační opatření zajišťující úroveň bezpečnosti odpovídající riziku porušení práv nebo svobod fyzických osob.

Zejména se používají řešení zaměřená na:

• ochranu údajů před neoprávněným přístupem;
• ochranu před náhodnou ztrátou údajů;
• zajištění důvěrnosti, integrity a dostupnosti údajů;
• zabezpečení informačních systémů před vnějšími hrozbami;
• kontrolu přístupu k osobním údajům;
• provádění zálohování;
• pravidelnou aktualizaci informačních systémů;
• monitorování bezpečnosti IT infrastruktury;
• zajištění odpovědnosti za operace s osobními údaji.

Správce provádí pravidelné kontroly používaných bezpečnostních opatření a přijímá opatření k jejich neustálému zdokonalování s ohledem na měnící se hrozby a vývoj technologií.

21. Práva subjektů údajů

Každá osoba, jejíž osobní údaje Správce zpracovává, má práva vyplývající z GDPR, s ohledem na podmínky a omezení stanovená v těchto předpisech.

Subjekt údajů má právo na:

• informace o zpracování svých osobních údajů;
• přístup k osobním údajům a obdržení jejich kopie;
• opravu nepřesných údajů nebo doplnění neúplných údajů;
• výmaz osobních údajů („právo být zapomenut“), jsou-li splněny podmínky uvedené v čl. 17 GDPR;
• omezení zpracování osobních údajů;
• přenos osobních údajů zpracovávaných na základě souhlasu nebo smlouvy automatizovaně;
• vznést námitku proti zpracování údajů založenému na oprávněném zájmu Správce;
• kdykoli odvolat souhlas, pokud je zpracování založeno na souhlasu, aniž je dotčena zákonnost zpracování provedeného před jeho odvoláním;
• podat stížnost předsedovi Úřadu pro ochranu osobních údajů, pokud se subjekt údajů domnívá, že zpracování osobních údajů porušuje GDPR.

Správce vyřizuje žádosti subjektů údajů bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce od jejich obdržení, s možností prodloužení této lhůty v případech uvedených v čl. 12 odst. 3 GDPR.

22. Způsob uplatnění práv

Subjekt údajů může svá práva uplatnit písemným nebo elektronickým kontaktem se Správcem.

Správce může požádat o poskytnutí dalších informací nezbytných k ověření totožnosti žadatele, je-li to nutné k zajištění bezpečnosti osobních údajů a ochraně práv jiných osob.

Uplatnění práv vyplývajících z GDPR je zpravidla bezplatné, ledaže jsou žádosti subjektu údajů zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené.

23. Automatizované rozhodování a profilování

Správce nepřijímá rozhodnutí, která mají vůči fyzickým osobám právní účinky nebo je obdobně významně ovlivňují, výhradně na základě automatizovaného zpracování osobních údajů.

Správce neprovádí profilování ve smyslu čl. 22 GDPR, ledaže je o tom subjekt údajů samostatně informován v souladu s platnými právními předpisy.

24. Důvěrnost a bezpečnost údajů

Správce vynakládá náležitou péči k zajištění bezpečnosti osobních údajů a jejich ochraně před náhodným nebo protiprávním zničením, ztrátou, změnou, neoprávněným zveřejněním nebo přístupem.

Přístup k osobním údajům mají pouze osoby pověřené Správcem, které jsou povinny zachovávat mlčenlivost.

Správce používá organizační a technická řešení odpovídající aktuální úrovni technických znalostí, povaze zpracování a riziku porušení práv a svobod fyzických osob.

Používaná bezpečnostní opatření jsou pravidelně kontrolována a aktualizována s ohledem na technologické, organizační a právní změny.

25. Kontakt v otázkách ochrany osobních údajů

V záležitostech souvisejících se zpracováním osobních údajů a uplatňováním práv vyplývajících z GDPR lze kontaktovat Správce:
Meta Apartments spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa
ul. Willowa 14
43-370 Szczyrk
e-mail: daneosobowe@metaapartments.pl

Správce odpovídá na dotazy týkající se zpracování osobních údajů a vyřizuje žádosti subjektů údajů v souladu s platnými právními předpisy.

26. Změny zásad ochrany osobních údajů

Správce si vyhrazuje právo měnit tyto zásady ochrany osobních údajů v případě:

• změny platných právních předpisů;
• změny fungování internetových stránek;
• rozšíření nebo změny rozsahu poskytovaných služeb;
• zavedení nových organizačních nebo technických řešení ovlivňujících způsob zpracování osobních údajů;
• vydání nových pokynů nebo výkladů týkajících se ochrany osobních údajů.

Každá nová verze Zásad ochrany osobních údajů je zveřejněna na webových stránkách Správce a nabývá účinnosti dnem zveřejnění, není-li uveden jiný termín její účinnosti.

Závěrečná ustanovení

Tyto Zásady ochrany osobních údajů mají informativní charakter a byly vypracovány za účelem plnění povinností vyplývajících z čl. 12–14 Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR).

V záležitostech neupravených těmito Zásadami se použijí ustanovení GDPR, zákona o ochraně osobních údajů a další obecně závazné právní předpisy týkající se ochrany osobních údajů.

Zásady ochrany osobních údajů podléhají pravidelným kontrolám a aktualizacím za účelem zajištění souladu s platnými právními předpisy a skutečným způsobem, jakým Správce osobní údaje zpracovává.